Základní premisy spisové služby v úřadu

Zde jsou obecně platné premisy, které by se v úřadu měly naučit a vykonávat:

  1. Spisová služba obecně
    • Procesy a jak co dělat stanovuje vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
    • Kde se co dělá upravuje v úřadu Spisový a skartační řád, nikoliv žádný jiný předpis
    • Seznam druhů dokumentů s jejich skartačním znakem a lhůtou stanovuje Spisový a skartační plán, ten je veden v ESSL a je formálně součástí spisového řádu
    • V úřadu je zodpovědná osoba za spisovou službu napříč celým úřadem, každý vedoucí spisového uzlu a organizačního útvaru zodpovídá za spisovou službu ve svém útvaru
  2. Co kde evidovat, spravovat a řešit
    • Evidují se veškeré dokumenty kromě těch, které jsme si vymezili ve svém Spisovém a skartačním řádu. Jde ale o pozitivní uvedení toho, co se neeviduje, nikoliv negativní co se evidovat nemá.
    • Dokumenty procházejí Podatelnou vždy, pak se evidují buď v ESSL (hlavní evidenční pomůcka), nebo v samostatné evidenci (jiný systém než ESSL). Seznam těchto evidencí máme ve Spisovém a skartačním řádu.
    • Klíčový je elektronický systém spisové služby (ESSL), který je středobodem pro úřední dokumenty a pro práci s nimi, zejména ale pro jejich evidenci a evidenci všech operací s nimi.
    • Elektronická spisová služba se týká i listinných dokumentů, kdy v elektronické podobě v ESSL nebo samostatné evidenci se eviduje dokument a jeho podrobnosti a všechny operace, i když dokument sám je stále analogový. U digitálních dokumentů rozlišujeme Dokument jako celek a Komponentu, což je jeden soubor v dokumentu. Dokument v digitální podobě obsahuje alespoň 1 Komponentu, ale pokud přijde třeba v datové schránce zpráva s více přílohami, každá z nich je Komponenta.
  3. Podatelna a výpravna
    • Dokumenty přijímá výhradně podatelna a vypravuje výpravna. Podatelna a výpravna jsou ti samí lidé.
    • Podatelna a Výpravna jsou také moduly v ESSL. Oba komunikují s datovou schránkou, s e-mailem podatelny a s poštou
    • Podatelnou musí projít každý dokument, podatelna u těch, které se mají evidovat provede do modulu Podatelna prvotní evidenci a pak dokument předá k vyřízení a doplnění evidence. Pokud se dokument neeviduje, buď ho podatelna ignoruje (spam v e-mailu), nebo ho jen předá komu má.
  4. Příjem
    • Při evidenci dokumentu při příjmu podatelna zavede jeho odesílatele (odkazem na záznam ze Jmenného rejstříku) a datum doručení a popíše se předmět dokumentu (popisně, ale jednoznačně, nic jako Dopis nebo Žádost o něco). ESSL respektive Podatelna přidělí jako identifikátory PID a ČJ, popřípadě EČSE pokud bude vedeno v jiné evidenci než ESSL.
    • Digitální dokument se přenese do podatelny automaticky, z datové schránky či z e-mailu. Přesto se musí zjistit zda máme odesílatele ve Jmenném rejstříku a pokud ano, tak spárovat s ním a možná i pro lepší přehlednost se upraví předmět dokumentu respektive zprávy.
    • U digitálního dokumentu ESSL automaticky prověří validační prvky (elektronický podpis, razítko, pečeť, časové razítko) a výsledky zapíše k podrobnostem o dokumentu. Neznamená to, že nepodepsaný dokument či dokument s vypršeným podpisem se zahodí, ten kdo ho vyřizuje si zjistí v podrobnostech stav prvků a podle toho se s tím dál pracuje.
    • Pokud přijde dokument v listinné podobě, provedeme jeho digitalizaci a po úspěšné digitalizaci můžeme původní dokument schovat a mimo skartační řízení potom zničit. Digitalizaci děláme přes funkce Autorizované konverze, ale pokud nejsme OVM a Autorizovanou konverzi dělat nemůžeme, provedeme jinou konverzi kdy ESSL, respektive Podatelna převede do PDF s konverzní doložkou. Při digitalizaci vždy opatříme kvalifikovaným podpisem/pečetí a kvalifikovaným časovým razítkem. Prostý skan nestačí a nikdy ho neděláme.
  5. Práce s
    • S dokumenty se pracuje v příslušné evidenci, tedy buď v ESSL nebo v systému pro samostatnou evidenci. Vše se dělá digitálně a automaticky, abychom se nemuseli starat o to, zda máme v transakčním protokolu k dokumentu a spisu vše zapsané, dělá to za nás systém.
    • Dokument musí být vždy ve spisu, jeden dokument právě v jednom spisu. Pokud budeme dokument potřebovat do více věcných spisů, udělá se jeho duplikát a společně se v systému propojí odkazem. Nemůže existovat dokument jež není ve spisu.
    • Je to spisová služba, tedy celek je spis. Spis má v sobě jeden či více dokumentů, ale je to spis, který se eviduje a vyřizuje. Dokumenty jsou jen jeho součástí. Dokument může obsahovat jednu či více komponent, ale je to dokument, který se eviduje a vyřizuje. A komponenty jsou jeho součástí
    • Spis vyřizuje jedna či více osob v rámci jednoho spisového uzlu. Pokud se na spisu (a jeho dokumentech) má podílet více osob, jsou to spolupracovníci.
    • Pokud má na spisu pracovat někdo další, předá se mu v systému.
  6. Vytváření a odesílání
    • Dokumenty se vytváří výhradně digitálně. Nic se netiskne a pak zpětně neskanuje.
    • Dokument se celou dobu zpracovává výhradně digitálně. Výsledné odeslání dokumentu příjemci poštou s tím nemá nic společného. Uvnitř původce je vše digitální.
    • Dokument se musí vytvořit a finalizovat vždy do výstupního formátu (PDF kupříkladu) a jde-li o dokument jež je odeslán či zveřejněn jménem původce, musí se opatřit kvalifikovanými validačními prvky (elektronický podpis, razítko, pečeť, časové razítko). Dokument musí obsahovat technicky správně vytvořenou textovou vrstvu a pokud je závazně vyhlášeno datové schéma jeho obsahu, tak i datovou větu v XML s tímto datovým obsahem. Pokud není kterákoliv z těchto podmínek splněna, je dokument neplatný.
  7. Uzavírání a vyřizování
    • Dokumenty vyřizujeme, celý spis po vyřízení všech dokumentů uzavřeme.
    • Dokument vyřizujeme vždy v ESSL nebo v samostatné evidenci, kde se zaznamenává všechno co s ním děláme. Včetně toho, že ho předáváme k vyřízení někomu jinému (jinému původci)
    • Před vyřízením dokumentu v ESSL nebo v samostatné evidenci jsme nuceni doplnit veškerá povinná metadata a zkontrolovat všechnu evidenci o dokumentu.
    • Uzavření spisu znamená, že se spis označí jako uzavřený a už se do něj nic nepřidává. Spis je jen ke čtení a když se něco přidá, tak se znovu otevře a znovu uzavře.
    • Uzavření spisu se provádí až po vyřízení všech dokumentů, které jsou v něm.
  8. Po vyřízení
    • U spisu vyřídíme všechny dokumenty a pak můžeme spis označit za uzavřený.
    • ESSL nás před uzavřením spisu hlídá, abychom měli všude vše vyplněné a doplněné a to u každého dokumentu i spisu jako takového.
    • Nejpozději před vyřízením přidělujeme spisu skartační znak a lhůtu, respektive přidělí se automaticky podle nejdelšího dokumentu.
    • Spis je po uzavření jen ke čtení a automaticky mu prvního ledna dalšího roku začne běžet skartační lhůta.
  9. Skartace
    • Jsou dva druhy vyřazování: Ve skartačním řízení a Mimo skartační řízení. Oba se provádí alespoň jednou ročně.
    • Do výběru se zařadí všechny spisy a dokumenty, kterým v loňském roce skončila skartační lhůta a to z ESSL i z jiných systémů.
    • Skartaci aktivně řešíme s příslušným státním archivem
    • Po vyřazení jsou dokumenty určené jako archiválie (ty se předávají s metadaty archivu) a ke zničení (ty se prokazatelně zničí firmou s oprávněním a protokol o tom se uloží), metadata o dokumentech se z ESSL nemažou.