Zvýrazněné texty z vyhlášky na jednom místě jako vodítko

Výtah z označené verze dokumentu Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby se zvýrazněným textem

Zde jsou separátně uvedené zvýrazněné pasáže z vyhlášky, které lze využít jako vodítko a seznam základních procesních povinností původce:

Veřejnoprávní původce

• přijímá doručené dokumenty v podatelně.
• zjistí, zda je doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, podepsán uznávaným elektronickým podpisem), zapečetěn uznávanou elektronickou pečetí, označen uznávanou elektronickou značkou2 nebo opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem
• ověří platnost
• zaznamená údaje o výsledcích zjištění a výsledku ověření v elektronickém systému spisové služby
• převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě* může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1nebo2, zničit bez výběru archiválií
• zajistí vložení dokumentu nebo přílohy do elektronického systému spisové služby
• opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený veřejnoprávním původcem jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby
• eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby
• ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou je samostatná evidence
• uvede ve spisovém řádu výčet užívaných evidenčních pomůcek
• zabezpečí evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití.
• provede zápis v evidenční pomůcce srozumitelně a přehledně
• Dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby
• přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční pomůcce číslo jednací.
• přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence zařadí dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu.
• přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim spisu, do kterého je zařazen.
• vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu
• zaznamená údaje o vyřízení a uzavření spisu v evidenční pomůcce
• Podatelna provede rozdělení dokumentů mezi organizační součásti veřejnoprávního původce, popřípadě fyzické osoby určené k jejich vyřízení
• zajistí oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby nebo technické prostředky, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny
• zajistí vyřízení dokumentu, popřípadě spisu
• vede ve Spisovém plánu věcné skupiny, a užívá-li typové spisy, rovněž věcné skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů
• označí věcné skupiny a součásti typového spisu spisovým znakem a u věcných skupin a součástí typového spisu uvedených
• na nejnižší úrovni hierarchie uvede skartační režim
• stanoví ve spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost
• zpracovává spisový a skartační plán v elektronické podobě ve struktuře určené pro zaslání podle schématu XML pro export a import spisového a skartačního plánu stanoveného národním standardem
• musí jím vyhotovovaná statická textová komponenta nebo statická kombinovaná textová a obrazová komponenta obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu komponenty ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML
• určí fyzické osoby oprávněné k podepisování jím vyhotovovaných dokumentů, fyzické osoby oprávněné k užívání úředních razítek a technické prostředky pro vytváření elektronických pečetí stanoví podmínky podepisování jím odesílaných dokumentů
• ve spisovém řádu
• odesílá dokumenty prostřednictvím výpravny
• Výpravna je zařízení umožňující odesílání datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu
• ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu ve spisovně
• zkontroluje před uzavřením spisu, zda je vyřízený spis úplný, zda jsou v evidenční pomůcce uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu
• vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů
• Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů
• vede evidenci v tomto systému
• stanoví postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů a podrobnosti vedení evidence ve
• zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta
• sestaví z elektronického systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů a spisů určených k posouzení ve skartačním řízení předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů, spisů a úředních razítek, včetně seznamů sestavených podle § 20 odst. 4 nebo § 20 odst. 5 příslušnému archivu
• Předávací seznam v případě předávaných dokumentů a spisů obsahuje alespoň
• provedou spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky elektronického systému spisové služby
• Výstupním datovým formátem komponent
• ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku
• vybere při odeslání dokumentu adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku
• ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku
• vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě
• ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument