Metodický podklad Faktická realizace spisové služby u původce

Spisová služba je povinností k odborné ucelené správě dokumentů v organizacích, jež jsou podle zákona 499/2004 veřejnoprávní původce.

Legislativa ke spisové službě

Hlavním právním předpisem ke správě dokumentů a spisové službě je Zákon č. 499/2004 Sb. Zákon o archivnictví a spisové službě a ten procesně doplňuje prováděcí vyhláška č. 259/2012 Sb. Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby.

• Zákon stanovuje základní povinnosti povinným subjektům (veřejnoprávní původce) a to včetně povinností elektronické formy spisové služby
• Vyhláška stanovuje a rozebírá jednotlivé procesy spisové služby a přehledně udává, co a jak se má stran správy dokumentů a spisové služby dělat, včetně toho co má dělat elektronický systém spisové služby
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby pak jako podzákonný předpis vyhlašovaný MV stanovuje konkrétní technické požadavky jež musí každý elektronický systém spisové služby splňovat

Vyhláška 259/2012 Sb. Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby je procesním předpisem upravujícím každý proces spisové služby. Pro praktičtější přehled jsme zpracovali dokument Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby se zvýrazněným textem, kde je přímo v textu vyhlášky barevně vyznačeno to důležité. To je i souhrnně v samostatném dokumentu Zvýrazněné texty z vyhlášky na jednom místě jako vodítko

Zdůrazněné texty z vyhlášky jsou následující:

Výtah z označené verze dokumentu Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby se zvýrazněným textem

Zde jsou separátně uvedené zvýrazněné pasáže z vyhlášky, které lze využít jako vodítko a seznam základních procesních povinností původce:

Veřejnoprávní původce

• přijímá doručené dokumenty v podatelně.
• zjistí, zda je doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, podepsán uznávaným elektronickým podpisem), zapečetěn uznávanou elektronickou pečetí, označen uznávanou elektronickou značkou2 nebo opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem
• ověří platnost
• zaznamená údaje o výsledcích zjištění a výsledku ověření v elektronickém systému spisové služby
• převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě* může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1nebo2, zničit bez výběru archiválií
• zajistí vložení dokumentu nebo přílohy do elektronického systému spisové služby
• opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený veřejnoprávním původcem jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby
• eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby
• ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou je samostatná evidence
• uvede ve spisovém řádu výčet užívaných evidenčních pomůcek
• zabezpečí evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití.
• provede zápis v evidenční pomůcce srozumitelně a přehledně
• Dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby
• přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční pomůcce číslo jednací.
• přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence zařadí dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu.
• přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim spisu, do kterého je zařazen.
• vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu
• zaznamená údaje o vyřízení a uzavření spisu v evidenční pomůcce
• Podatelna provede rozdělení dokumentů mezi organizační součásti veřejnoprávního původce, popřípadě fyzické osoby určené k jejich vyřízení
• zajistí oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby nebo technické prostředky, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny
• zajistí vyřízení dokumentu, popřípadě spisu
• vede ve Spisovém plánu věcné skupiny, a užívá-li typové spisy, rovněž věcné skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů
• označí věcné skupiny a součásti typového spisu spisovým znakem a u věcných skupin a součástí typového spisu uvedených
• na nejnižší úrovni hierarchie uvede skartační režim
• stanoví ve spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost
• zpracovává spisový a skartační plán v elektronické podobě ve struktuře určené pro zaslání podle schématu XML pro export a import spisového a skartačního plánu stanoveného národním standardem
• musí jím vyhotovovaná statická textová komponenta nebo statická kombinovaná textová a obrazová komponenta obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu komponenty ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML
• určí fyzické osoby oprávněné k podepisování jím vyhotovovaných dokumentů, fyzické osoby oprávněné k užívání úředních razítek a technické prostředky pro vytváření elektronických pečetí stanoví podmínky podepisování jím odesílaných dokumentů
• ve spisovém řádu
• odesílá dokumenty prostřednictvím výpravny
• Výpravna je zařízení umožňující odesílání datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu
• ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu ve spisovně
• zkontroluje před uzavřením spisu, zda je vyřízený spis úplný, zda jsou v evidenční pomůcce uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu
• vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů
• Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů
• vede evidenci v tomto systému
• stanoví postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů a podrobnosti vedení evidence ve
• zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta
• sestaví z elektronického systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů a spisů určených k posouzení ve skartačním řízení předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů, spisů a úředních razítek, včetně seznamů sestavených podle § 20 odst. 4 nebo § 20 odst. 5 příslušnému archivu
• Předávací seznam v případě předávaných dokumentů a spisů obsahuje alespoň
• provedou spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky elektronického systému spisové služby
• Výstupním datovým formátem komponent
• ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku
• vybere při odeslání dokumentu adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku
• ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku
• vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě
• ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument

Informace k novelizaci legislativního rámce pro spisovou službu

Informace k novelizaci legislativního rámce pro spisovou službu

Od července je účinný nový zákon č. 197/2024 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě** a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů

Pro veřejnoprávní původce přináší několik změn. Zde jsou uvedeny ty nejvýznamnější:

1. Stanovuje se nově definice informačního systému, který funguje vedle eSSL a který byl uveden do provozu po 31.12.2024. Na takový systém se nevztahují požadavky kladené na eSSL. Tento systém musí zajistit pouze uchovávání informací v souladu s § 3 odst. 5 AZ („zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase… do doby provedení výběru archiválií"). A současně tento systém musí umožnit výběr archiválií mimo skartační řízení. (§ 3a)
2. Stanovuje se výjimka z atestace eSSL pro určité původce. Těmi jsou
   • školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,
   • organizační složky obcí I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu a
   • právnické osoby zřízené nebo založené obcemi I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu.
3. Nicméně i tito původci musí vykonávat spisovou službu v ESSL splňujícím veškeré požadavky a ani jim dodavatel nesmí nabízet ESSL jež požadavky nesplňuje
4. Textové digitální dokumenty se musí nově opatřit strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu vyjma dokumentů určených pouze pro komunikaci mezi informačními systémy. Současně se musí automatizovaně zpracovat metadata takových doručených dokumentů při jejich příjmu. Technické podrobnosti (schémata) zveřejní Digitální a informační agentura na svém webu. (§ 69a odst. 5 až 7) Věcně jde jen o přesun již stávajících povinností z vyhlášky do zákona.
5. Dodavatelé eSSL mohou dodávat původcům eSSL bez atestu do 30.6.2025. (přechodná ustanovení) Ale pozor, to se týká jen formálního atestu, ESSL nesplňující požadavky nesmí nabízet a dodávat již nyní.
6. Povinnost vybraných veřejnoprávních původců vykonávat spisovou službu v atestovaném eSSL platí od 1. 1. 2027. (přechodná ustanovení)
7. Atest eSSL v době své dvouleté platnosti platí i poté, co se změní právní požadavky nebo vlastní eSSL s podmínkou, že původce vyrozumí ministerstvo vnitra a atestační středisko o tom, že stále splňuje právní požadavky. (§ 69d odst. 2)
8. Další změny se týkají příjmu dokumentů, práce se jmenným rejstříkem a nakládání s dokumenty s omezeným přístupem.

Od července také platí novelizace a to konkrétně Vyhláška č. 200/2024 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby**, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláška č. 96/2023 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Ve vyhlášce se pouze upravují a odstraňují věci, které byly přeneseny do zákona, aby šlo o kvalifikované povinnosti stanovené zákonem.

Základní premisy spisové služby

Zde je obsah části Základní premisy spisové služby v úřadu

Zde jsou obecně platné premisy, které by se v úřadu měly naučit a vykonávat:

1. Spisová služba obecně
   • Procesy a jak co dělat stanovuje vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
   • Kde se co dělá upravuje v úřadu Spisový a skartační řád, nikoliv žádný jiný předpis
   • Seznam druhů dokumentů s jejich skartačním znakem a lhůtou stanovuje Spisový a skartační plán, ten je veden v ESSL a je formálně součástí spisového řádu
   • V úřadu je zodpovědná osoba za spisovou službu napříč celým úřadem, každý vedoucí spisového uzlu a organizačního útvaru zodpovídá za spisovou službu ve svém útvaru
2. Co kde evidovat, spravovat a řešit
   • Evidují se veškeré dokumenty kromě těch, které jsme si vymezili ve svém Spisovém a skartačním řádu. Jde ale o pozitivní uvedení toho, co se neeviduje, nikoliv negativní co se evidovat nemá.
   • Dokumenty procházejí Podatelnou vždy, pak se evidují buď v ESSL (hlavní evidenční pomůcka), nebo v samostatné evidenci (jiný systém než ESSL). Seznam těchto evidencí máme ve Spisovém a skartačním řádu.
   • Klíčový je elektronický systém spisové služby (ESSL), který je středobodem pro úřední dokumenty a pro práci s nimi, zejména ale pro jejich evidenci a evidenci všech operací s nimi.
   • Elektronická spisová služba se týká i listinných dokumentů, kdy v elektronické podobě v ESSL nebo samostatné evidenci se eviduje dokument a jeho podrobnosti a všechny operace, i když dokument sám je stále analogový. U digitálních dokumentů rozlišujeme Dokument jako celek a Komponentu, což je jeden soubor v dokumentu. Dokument v digitální podobě obsahuje alespoň 1 Komponentu, ale pokud přijde třeba v datové schránce zpráva s více přílohami, každá z nich je Komponenta.
3. Podatelna a výpravna
   • Dokumenty přijímá výhradně podatelna a vypravuje výpravna. Podatelna a výpravna jsou ti samí lidé.
   • Podatelna a Výpravna jsou také moduly v ESSL. Oba komunikují s datovou schránkou, s e-mailem podatelny a s poštou
   • Podatelnou musí projít každý dokument, podatelna u těch, které se mají evidovat provede do modulu Podatelna prvotní evidenci a pak dokument předá k vyřízení a doplnění evidence. Pokud se dokument neeviduje, buď ho podatelna ignoruje (spam v e-mailu), nebo ho jen předá komu má.
4. Příjem
   • Při evidenci dokumentu při příjmu podatelna zavede jeho odesílatele (odkazem na záznam ze Jmenného rejstříku) a datum doručení a popíše se předmět dokumentu (popisně, ale jednoznačně, nic jako Dopis nebo Žádost o něco). ESSL respektive Podatelna přidělí jako identifikátory PID a ČJ, popřípadě EČSE pokud bude vedeno v jiné evidenci než ESSL.
   • Digitální dokument se přenese do podatelny automaticky, z datové schránky či z e-mailu. Přesto se musí zjistit zda máme odesílatele ve Jmenném rejstříku a pokud ano, tak spárovat s ním a možná i pro lepší přehlednost se upraví předmět dokumentu respektive zprávy.
   • U digitálního dokumentu ESSL automaticky prověří validační prvky (elektronický podpis, razítko, pečeť, časové razítko) a výsledky zapíše k podrobnostem o dokumentu. Neznamená to, že nepodepsaný dokument či dokument s vypršeným podpisem se zahodí, ten kdo ho vyřizuje si zjistí v podrobnostech stav prvků a podle toho se s tím dál pracuje.
   • Pokud přijde dokument v listinné podobě, provedeme jeho digitalizaci a po úspěšné digitalizaci můžeme původní dokument schovat a mimo skartační řízení potom zničit. Digitalizaci děláme přes funkce Autorizované konverze, ale pokud nejsme OVM a Autorizovanou konverzi dělat nemůžeme, provedeme jinou konverzi kdy ESSL, respektive Podatelna převede do PDF s konverzní doložkou. Při digitalizaci vždy opatříme kvalifikovaným podpisem/pečetí a kvalifikovaným časovým razítkem. Prostý skan nestačí a nikdy ho neděláme.
5. Práce s
   • S dokumenty se pracuje v příslušné evidenci, tedy buď v ESSL nebo v systému pro samostatnou evidenci. Vše se dělá digitálně a automaticky, abychom se nemuseli starat o to, zda máme v transakčním protokolu k dokumentu a spisu vše zapsané, dělá to za nás systém.
   • Dokument musí být vždy ve spisu, jeden dokument právě v jednom spisu. Pokud budeme dokument potřebovat do více věcných spisů, udělá se jeho duplikát a společně se v systému propojí odkazem. Nemůže existovat dokument jež není ve spisu.
   • Je to spisová služba, tedy celek je spis. Spis má v sobě jeden či více dokumentů, ale je to spis, který se eviduje a vyřizuje. Dokumenty jsou jen jeho součástí. Dokument může obsahovat jednu či více komponent, ale je to dokument, který se eviduje a vyřizuje. A komponenty jsou jeho součástí
   • Spis vyřizuje jedna či více osob v rámci jednoho spisového uzlu. Pokud se na spisu (a jeho dokumentech) má podílet více osob, jsou to spolupracovníci.
   • Pokud má na spisu pracovat někdo další, předá se mu v systému.
6. Vytváření a odesílání
   • Dokumenty se vytváří výhradně digitálně. Nic se netiskne a pak zpětně neskanuje.
   • Dokument se celou dobu zpracovává výhradně digitálně. Výsledné odeslání dokumentu příjemci poštou s tím nemá nic společného. Uvnitř původce je vše digitální.
   • Dokument se musí vytvořit a finalizovat vždy do výstupního formátu (PDF kupříkladu) a jde-li o dokument jež je odeslán či zveřejněn jménem původce, musí se opatřit kvalifikovanými validačními prvky (elektronický podpis, razítko, pečeť, časové razítko). Dokument musí obsahovat technicky správně vytvořenou textovou vrstvu a pokud je závazně vyhlášeno datové schéma jeho obsahu, tak i datovou větu v XML s tímto datovým obsahem. Pokud není kterákoliv z těchto podmínek splněna, je dokument neplatný.
7. Uzavírání a vyřizování
   • Dokumenty vyřizujeme, celý spis po vyřízení všech dokumentů uzavřeme.
   • Dokument vyřizujeme vždy v ESSL nebo v samostatné evidenci, kde se zaznamenává všechno co s ním děláme. Včetně toho, že ho předáváme k vyřízení někomu jinému (jinému původci)
   • Před vyřízením dokumentu v ESSL nebo v samostatné evidenci jsme nuceni doplnit veškerá povinná metadata a zkontrolovat všechnu evidenci o dokumentu.
   • Uzavření spisu znamená, že se spis označí jako uzavřený a už se do něj nic nepřidává. Spis je jen ke čtení a když se něco přidá, tak se znovu otevře a znovu uzavře.
   • Uzavření spisu se provádí až po vyřízení všech dokumentů, které jsou v něm.
8. Po vyřízení
   • U spisu vyřídíme všechny dokumenty a pak můžeme spis označit za uzavřený.
   • ESSL nás před uzavřením spisu hlídá, abychom měli všude vše vyplněné a doplněné a to u každého dokumentu i spisu jako takového.
   • Nejpozději před vyřízením přidělujeme spisu skartační znak a lhůtu, respektive přidělí se automaticky podle nejdelšího dokumentu.
   • Spis je po uzavření jen ke čtení a automaticky mu prvního ledna dalšího roku začne běžet skartační lhůta.
9. Skartace
   • Jsou dva druhy vyřazování: Ve skartačním řízení a Mimo skartační řízení. Oba se provádí alespoň jednou ročně.
   • Do výběru se zařadí všechny spisy a dokumenty, kterým v loňském roce skončila skartační lhůta a to z ESSL i z jiných systémů.
   • Skartaci aktivně řešíme s příslušným státním archivem
   • Po vyřazení jsou dokumenty určené jako archiválie (ty se předávají s metadaty archivu) a ke zničení (ty se prokazatelně zničí firmou s oprávněním a protokol o tom se uloží), metadata o dokumentech se z ESSL nemažou.